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Assistant.e de projets - Pôle Opérations internationales de sécurité

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  • 16/12/2018
    Date limite de réponse
  • CDD
    Type de contrat
  • Paris, siège social
    Lieu

Direction

Direction des Opérations

Mission

SITUATION/POSITION : Direction des Opérations / Département Paix, stabilité, sécurité / Pôle Opérations internationales de sécurité 

 Sous la supervision du directeur du département, de son adjoint.e ainsi que du responsable de pôle qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l’assistant.e de projets vient en appui de deux chargés de projets sur la gestion des tâches administratives, mais aussi sur la logistique, la gestion budgétaire et la communication.

Dans le cadre de ses projets, le pôle « opérations internationales de sécurité » fournit des biens et services dans les domaines des télécommunications et de l’infrastructure dans les zones sahélienne (Mali essentiellement) et du Moyen Orient (Liban, Jordanie).

 

MISSION

Gestion logistique :

  • Organisation et gestion en direct des déplacements des collaborateurs et intervenants (animateurs, experts, formateurs) en collaboration avec un prestataire voyages ;
  • Réservation des billets d’avion/train et location de voitures ;
  • Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts ;
  • Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements ; 
  • Avance et solde de per diem ;
  • Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation ;
  • Réservations en direct des salles de réunion, hôtels et transferts aéroport-hôtel dans un contexte international ;

 

Gestion administrative :

  • Indexation, classement et archivage de documents administratifs (pièces comptables, conventions passées avec les partenaires, procès-verbaux des réunions etc.);
  • Gestion des tâches administratives de secrétariat ;
  • Saisie et mise en forme des documents de travail ;
  • Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents…) ;
  • Mise à jour les tableaux de bord/suivi existants en collaboration avec l’équipe « OMP ».

 

Gestion budgétaire :

  • Suivi des dépenses et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
  • Suivi budgétaire de l’organisation des missions et des événements
  • Vérification de la conformité des pièces justificatives et factures.

Qualifications et compétences

  • Formation supérieure Bac+2/3 type comptabilité, gestion administrative et financière,
  • Expérience d’environ 2 ans sur un poste similaire. Expériences en services généraux logistiques, opérationnels et/ou administratifs dans une grande structure seraient appréciées 
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement) et logiciels de comptabilité 
  • Des compétences en comptabilité et en gestion seraient un atout
  • Sens de l’organisation et de la méthodologie 
  • Bonne gestion des priorités
  • Disponibilité et sens du service 
  • Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe)
  • Maîtrise de l’anglais, écrit et oral

 

Expérience professionnelle

Voir ci-dessus.

 

Informations complémentaires

  • Lieu : Paris 73 rue de Vaugirard – 75006 Paris
  • Type de contrat : CDD 6 mois

Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation sous référence « AP OIS » à l’attention de François Pelcran du département Paix, Stabilité, Sécurité et Martyna Bogucka du département des Ressources Humaines au plus tard le 16 décembre 2018.

Date de prise de fonctions

02/01/2019

Rémunération

Position 2.3 des ETAM – Coefficient 355