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Assistant.e de projets - Pôle Prévention, réduction et adaptation aux risques naturels, accidentels ou malveillants

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  • 22/04/2019
    Date limite de réponse
  • CDD-U
    Type de contrat
  • 1 an
    Durée du contrat
  • Paris, siège social
    Lieu

Direction

Direction des Opérations

Mission

SITUATION/POSITION : Direction des Opérations / Département Paix, stabilité, sécurité / Pôle Prévention, réduction et adaptation aux risques naturels, accidentels ou malveillants

Sous la supervision du directeur du département, de son adjoint.e ainsi que du responsable de pôle qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l’assistant.e de projets intervient en appui sur la gestion administrative, logistique et financière des projets.

Le/l’assistant.e de projets intégrera une équipe des chargé.e.s de projets / assistant.e.s de projets travaillant sur des projets sur la thématique de la prévention des risques nucléaires, radiologiques, biologiques et chimiques (NRBC), notamment sur les aspects administratifs et logistiques.

 

MISSION :Ses principales missions seront les suivantes :

Gestion logistique:

  • Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
  • Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
  • Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
  • Gestion des avances de per diem
  • Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
  • Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
  • Réservation des hébergements
  • Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
  • Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
  • Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements

 

Gestion administrative :                                                                                                                      

  • Préparation des documents des activités (séminaires, comités de pilotages, etc.) et des missions à l'étranger (programme de l'activité, agenda de mission, lettre d'invitation, ordre de mission, fiche sécurité, etc.)
  • Rédaction et éventuellement traduction des courriers (échanges sur les activités) ou des demandes officielles (demande d'expertise, proposition de projet ou rapport d'activité).
  • Indexation, classement et l’archivage de documents liés aux missions concernées
  • Gestion des tâches administratives de secrétariat
  • Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, …)
  • Mise à jour des tableaux de bord/suivi existants
  • Aide à la mise en œuvre de matériels de communication : passer, suivre et vérifier les commandes (contenu, qualité, traduction, etc.)

Qualifications et compétences

  • Formation supérieure Bac+2/3 type évènementiel, organisation logistique, voyages, administration
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement)
  • Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe)
  • Maîtriser l’anglais, principalement à l’écrit. La maîtrise d’une deuxième langue étrangère constitue un atout.
  • Sens de l’organisation et de la méthodologie
  • Bonne gestion des priorités
  • Disponibilité et sens du service

Expérience professionnelle

  • Expérience réussie d’environ 2 ans sur un poste similaire

 

Informations complémentaires

  • Lieu : 73 rue de Vaugirard, 75006 Paris
  • Type de contrat : CDDU 12 mois
  • Date de début : Dès que possible

 

Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation sous référence « AP PRAR » à l’attention d’Eric de Guerpel du département Paix, Stabilité, Sécurité au plus tard le 22 avril 2019.

 

Date de prise de fonctions

02/05/2019

Rémunération

Position 2.3 des ETAM - Coefficient 355