Saut au contenu

Assistant.e administratif et logistique - Département Gouvernance démocratique et droits humains

print
  • 15/09/2019
    Date limite de réponse
  • CDD-U
    Type de contrat
  • Paris, siège social
    Lieu

Direction

Direction des Opérations

Mission

SITUATION / POSITION : direction des Opérations – département Gouvernance démocratique et droits humains (GDDH)

Au sein du département « Gouvernance démocratique et droits humains », responsable du pôle « Genre, droits & modernisation de l’Etat », et de l’experte genre responsable de la coordination du volet genre d’Eurosocial+,  l’assistant-e administratif-ve et logistique intervient en appui aux chargé-e-s de projets principalement la logistique, la collecte des justificatifs de dépenses et la communication dans le cadre de la mise en œuvre opérationnelle de l’ensemble des phases du cycle de projet.

En fonction des besoins, il-elle sera aussi potentiellement amené-e à fournir un appui au développement des projets du portefeuille du département.

 

MISSIONS :

Les principales missions seront les suivantes :

Gestion logistique :

  • Organise et gère en direct les déplacements des collaborateurs et intervenants (animateurs, experts, formateurs) en collaboration avec un prestataire voyages,
  • Procède à la réservation des billets d’avion/train & location de voitures,
  • Procède à la réservation en direct des salles de réunion, hôtels & transferts aéroport-hôtel dans un contexte international,
  • Contrôle les itinéraires reçus et optimisation des coûts,
  • Gère le volet administratif des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements,
  • Gère les avances et soldes de per diem,
  • Assure les relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation,
  • Assure le suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements.

Gestion administrative :

  • Gère les aspects administratifs des dossiers de demandes d’expertise et demandes de subvention : formatage et enregistrement des documents, impression et photocopies, renseignement des tableaux de bord, etc.,
  • Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents,
  • Gère les tâches administratives de secrétariat,
  • Saisit et met en forme des documents de travail (BAP, ERF etc.),
  • Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents etc.),
  • Met à jour les tableaux de bord existants. 

Gestion budgétaire :

  • Contribue au suivi des dépenses et des factures fournisseurs non affectées à des missions ou projets (suivi, relance, enregistrement administratif),
  • Vérifie la conformité des pièces justificatives et factures,
  • Contribue à la mise à jour du tableau de suivi financier du projet à chaque opération de dépense.

Réponses aux appels d’offres :

  • Appuie la préparation d’appels d’offres (documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impressions, etc.) ;

Communication :

  • Appuie éventuellement  les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication etc).

Qualifications et compétences

  • Espagnol courant,
  • Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel,
  • Etre méthodique, organisé et réactif,
  • Avoir le sens des responsabilités, être proactif et autonome,
  • Qualités relationnelles et de travail en équipe,
  • Capacité à travailler avec une équipe à distance.

 

Expérience professionnelle

  • Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un poste similaire, orienté gestion administrative et comptable
  • Formation supérieure BAC +2/3, BTS, DUT, licence ou niveau équivalent maximum – en comptabilité, gestion administrative.

Informations complémentaires

  • Lieu : Paris
  • Type de contrat : CDDU de 12 mois renouvelable (projet sur 31 mois)

Merci d’adresser vos CV et lettre de motivation sous la référence « AP log E+ » au plus tard le 30 septembre 2019 à l’attention de :

Date de prise de fonctions

Dès que possible

Rémunération

2400-2600euros bruts selon profil