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Assistant.e de projets – Département Capital humain et développement social (SOCIEUX+)

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  • 20/07/2019
    Date limite de réponse
  • CDI
    Type de contrat
  • Paris, siège social
    Lieu

Direction

Direction des Opérations

Mission

Intégré(e) à la direction des Opérations et sous l’autorité et la supervision du directeur du département Capital Humain et Développement Social, qui définit, oriente et encadre son rôle au sein du département et de l’équipe SOCIEUX+, l’assistant(e) de projets travaillera notamment sur la mise en œuvre du projet SOCIEUX+ (facilité européenne en Protection sociale et Emploi). Cette facilité européenne est mise en œuvre par consortium regroupant plusieurs partenaires européens : la Fundación Internacional y para Iberoamérica de Administración y Políticas Públicas (FIIAPP), la Belgian International Cooperation on Social Protection (BELINCOSOC), la Coopération Technique Belge (Enabel) et Expertise France qui en assure la gestion indirecte en tant que Chef de file. SOCIEUX+ compte de nombreux bénéficiaires dans le monde entier et a vocation à mobiliser rapidement une expertise technique européenne de courte durée pour accompagner ces pays dans la conception et la mise en œuvre de leurs politiques et stratégies pour l’emploi ou la réforme et le développement de leur système de protection sociale.

Basé à Paris, l’assistant(e) de projets travaille au sein d’une équipe dont les membres sont situés à Paris et à Bruxelles.

 

MISSIONS

Les principales missions confiées à l’assistant(e) de projets sont les suivantes :

Gestion administrative :

- Gère les aspects administratifs des missions d’assistance technique et la contractualisation des experts ;

- Rédige, publie et suit les appels à candidatures en collaboration avec les autres membres de l’équipe ;

- Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents en prévision des audits annuels ;

- Rédige les comptes rendus de réunion.

Gestion logistique et gestion d’évènements :

- Organise et assure le bon déroulé des missions d’assistance technique et d’événements spécifiques (comité de pilotage, séminaires) : réservation des billets d’avions, per diem, consignes sécuritaires, lien avec les ambassades de France des pays visités, etc. ;

- Identifie les prestataires nécessaires à la tenue des événements, négocie et rédige leurs contrats (hôtel, interprètes, techniciens) ;

Gestion budgétaire :

- Assure le suivi des dépenses et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif, etc.) ;

- Vérifie la conformité des pièces justificatives et factures ;

- Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords) ; 

- Enregistre les dépenses dans le suivi financier, met à jour des tableaux de suivi et de clôture comptable selon le calendrier d’Expertise France et en lien avec le(s) chargé(s) de projets ;

- Appuie le chargé de projets dans l’élaboration du rapport financier auprès de la Commission européenne (consolidation, constitution des dossiers en vue de la refacturation) ;

- Appuie l’équipe dans les procédures d’audit ;

- Assure la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France ;

- Elabore le budget indicatif pour chaque action (composantes techniques et ressources humaines) en lien avec les coordonnateurs et experts techniques thématiques.

Des déplacements à l’étranger sont à prévoir.

Qualifications et compétences

- Formation supérieure Bac+2 BTS ou Bac+3 niveau licence ou un diplôme équivalent en Comptabilité, gestion administrative, finance

- 2 ans d’expérience souhaités

- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel,

- Des compétences en comptabilité et en gestion.

- Méthodique, organisé et réactif,

- Grand intérêt pour la coopération au développement ;

- Des compétences en organisation événementielle seraient un atout ; 

- Excellente maîtrise orale et écrite du français et de l’anglais ;

- Qualités relationnelles, de diplomatie et de travail en équipe ;

- Sens des responsabilités et pro-activité ;

- Capacité à travailler dans le respect de délais stricts ;

- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe).

Expérience professionnelle

Voir ci-dessus.

Informations complémentaires

  • Lieu : 73 rue de Vaugirard, 75006 Paris
  • Date de prise de fonctions : dès que possible
  • Rémunération : Position 2.3 des ETAM – Coefficient 355

Merci d’adresser vos CV et lettre de motivation sous la référence « AP-SOCIEUX+ » à l’attention de Frédéric SANSIER, directeur du département Capital humain et Développement social, frederic.sansier@expertisefrance.fr, et de Virginie HENNER, chargée RH, recrutement-vhr@expertisefrance.fr.

Date de prise de fonctions

Dés que possible

Rémunération

Position 2.3 des ETAM – Coefficient 355