Mise en œuvre de projets

Un projet désigne une série d’activités associées à des objectifs précis, conçues pour produire un résultat et des impacts spécifiques dans un délai donné. Notre métier est d’élaborer des solutions clés en main et sur mesure pour répondre, dans toute leur complexité, aux besoins de nos partenaires internationaux bénéficiaires. 

La gestion de projet désigne dès lors l’ensemble des actions visant à organiser le bon déroulement d’un projet. Elle consiste à appliquer les méthodes, techniques, et outils de gestion spécifiques aux différentes étapes du projet, et d’atteindre les objectifs fixés (résultats et impacts) tout en respectant le cadre de ressources (budget), les échéances (plan d’action) et la qualité (réalisations, procédures). 

Un projet se déroule en quatre étapes clés : 

1. Développement : cette phase consiste à réaliser une analyse des besoins et des problèmes à résoudre, à préciser les objectifs et résultats à atteindre, à définir le mode opératoire et à programmer les moyens (financiers, humains, techniques) nécessaires pour mettre en œuvre et piloter le projet.
2. Lancement : la phase de lancement a pour objectif de mettre en place toutes les conditions nécessaires à la mise en œuvre optimale des activités. Cela inclut le déploiement des ressources humaines et techniques adéquates, la préparation d’outils et de procédures, le développement du cadre de planification, de suivi et d’évaluation du projet ainsi que la mise en place des instances de gouvernance.
3. Mise en œuvre : durant la phase de mise en œuvre, les activités et services sont mis en place en vue d’atteindre les résultats attendus et de les convertir en changements tangibles pour les institutions, groupes et populations bénéficiaires ciblés.
4. Clôture : Sur le plan opérationnel, la phase de clôture vise tout d’abord à s’assurer du bon achèvement de l’ensemble des activités et de la remise de la totalité des livrables. Sur le plan administratif et financier, cette phase inclut notamment la vérification du respect des engagements contractuels, la réalisation d’un audit et la remise du rapport final du projet.

Nous appliquons de hauts standards de qualité dans le cadre de la mise en œuvre de nos projets, formalisés par un document cadre intitulé « Référentiel projet », qui répertorie les 10 critères de qualité d’un projet couvrant les enjeux stratégiques, de pilotage, de redevabilité et d’apprentissage évalués à chaque phase du projet : 

1. Pertinence - Identifier les besoins et problèmes sous-jacents et s’assurer de la pertinence des actions menées tout au long du projet ;
2. Participation - Associer les partenaires et bénéficiaires à l’identification des problèmes à résoudre et mettre en place des processus consultatifs et participatifs jusqu'au bilan du projet.
3. Cohérence - Identifier les synergies et complémentarités possibles et engager un dialogue mutuel entre le projet et les parties prenantes.
4. Savoir-faire - Identifier l’expertise, les méthodes et les techniques à mobiliser, former l’équipe projet et déployer les savoir-faire nécessaires.
5. Inclusion - Mener une analyse des inégalités sociales et de genre et prévoir les moyens nécessaires pour que le projet les réduise et ne les renforce pas.
6. Pilotage - Identifier les principaux risques liés à la mise en œuvre du projet et mettre en place un cadre de planification opérationnel et budgétaire.
7. Efficience - Réaliser une estimation des coûts réaliste et l’actualiser tout au long du projet, pour s’assurer que la stratégie opérationnelle choisie reste la plus efficiente.
8. Résultats - Identifier les indicateurs pertinents pour mesurer les changements et analyser dans quelle mesure les résultats attendus ont été atteints.
9. Apprentissage - S’assurer que les bonnes pratiques d’autres projets sont bien intégrées et capitaliser sur les leçons tirées du projet.
10. Durabilité - Identifier les effets positifs attendus à long terme et préparer les actions de continuité et/ou de sortie adaptées au contexte. 

Nous investissons par ailleurs dans la formation de nos équipes et mettons à leur disposition un guide pratique pour la gestion de projet afin de les accompagner à chaque étape. Un dispositif de suivi-évaluation est intégré de façon systématique aux projets afin de garantir les meilleurs résultats et la meilleure redevabilité possible.

Nos projets sont soumis à des contrôles stricts pour rendre compte de nos actions auprès des différentes parties prenantes. Pour évaluer avec précision l’impact de nos projets, nous avons mis au point plusieurs indicateurs de redevabilité définis en début de projet et permettant de mesurer son efficacité : 

• Indicateurs THEMA : il s’agit de 32 indicateurs agrégeables répartis en 6 thématiques - Santé et développement humain ; Paix, stabilité et sécurité ; Gouvernance démocratique, économique et financière ; Climat, biodiversité et développement durable ; Genre et égalité femmes-hommes ; transversal.
• Indicateurs COM : issus du Contrat d’objectifs et de moyens de l’agence, ils portent sur une dizaine de sujets, dont le marqueur genre.

Grâce à une approche intégrée et dans le cadre de notre politique de décentralisation, nous mobilisons des experts locaux pluridisciplinaires avec un double objectif : assurer une présence plus effective de nos équipes sur le terrain et accroître l’efficience opérationnelle ainsi que l’agilité de nos projets. 

La décentralisation de notre activité nous permet par ailleurs de travailler au plus près de nos partenaires. Nous avons ainsi la capacité :

• de faire travailler ensemble une multiplicité d’acteurs, d’origines et de spécialités diverses ;
• de travailler dans des environnements divers, dans des contextes culturels variés et des contextes sécuritaires sensibles.

Nous avons dans cette optique restructuré nos effectifs, qui sont aujourd’hui répartis entre le siège, les directions pays et les représentations régionales : 

• Siège social à Paris ;
• 14 directions pays ou multi-pays comptant chacune 40 à 120 personnes - Angola, Comores, Colombie/Équateur/Pérou/Venezuela, Côte d’Ivoire, Éthiopie, Guinée, Haïti, Liban/Jordanie, Madagascar, Papouasie Nouvelle Guinée, République démocratique du Congo, Rwanda, Tunisie/Libye, Ukraine,
• 7 représentations régionales : Afrique du Nord, Afrique de l’Ouest, Afrique de l’Est, Afrique australe, Amériques, Asie du Sud et du Sud-Est, Eurasie. 

Dans le cadre de nos activités de mise en œuvre de projets, notre agence prend également part à la gestion des jumelages institutionnels européens, en vue de soutenir les ministères français ou tout autre organisme public ou parapublic souhaitant se positionner sur ce type de projets. 

Instrument majeur de coopération institutionnelle permettant de soutenir les réformes de pays candidats à l’adhésion à l’Union européenne ou de pays tiers, les jumelages constituent des montages complexes auxquels nous prenons part à différents niveaux : 

• Appropriation du jumelage ;
• Gestion RH, administrative, financière, budgétaire et logistique ;
• Connaissance des acteurs du terrain ;
• Pilotage technique et mobilisation de l’expertise

Plus d'informations sur la mise en œuvre de projet chez Expertise France.